Tres errores que pueden complicar una importación desde China
Pagos, cambios de mercancía y documentos:
Cuando se habla de importar desde China, gran parte de la atención suele centrarse en encontrar proveedores, negociar precios y organizar el transporte.
Sin embargo, una operación puede complicarse incluso cuando el proveedor es fiable, el producto ya está comprado y existe confianza entre las partes.
Muchas dificultades aparecen en una etapa posterior: pagos, documentación, cambios en la mercancía y falta de comunicación entre el importador y la empresa que gestiona la exportación.
Un caso real de una operación entre China y Chile permite observar tres problemas especialmente representativos：La operación comenzó con dos contenedores y terminó aumentando a cuatro. Durante el proceso surgieron dificultades relacionadas con la estructura de pagos, la incorporación de mercancías que requerían documentación especial y la solicitud tardía de un certificado de origen.
Los tres problemas eran diferentes. Pero tenían una causa común: la información necesaria no se había coordinado con suficiente antelación.
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1. Una estructura de pagos complicada puede generar riesgos innecesarios
En una importación internacional, el flujo del dinero debe ser claro.
En este caso, el importador necesitaba transferir fondos desde la cuenta corporativa de su empresa en Chile hacia una cuenta corporativa en China.
Hasta aquí, el proceso era relativamente claro.
La dificultad aparecía después.
La empresa china debía utilizar esos fondos para pagar a diferentes proveedores, y parte de esos pagos podían dirigirse a cuentas personales.
Eso crea una estructura mucho más compleja:
empresa extranjera → empresa china → diferentes proveedores → algunas cuentas personales
El importador necesita que el flujo financiero sea coherente con la documentación de su propia operación.
Por eso, antes de enviar dinero, es importante tener muy claro:
- qué empresa recibirá los fondos;
- quién emitirá la documentación correspondiente;
- a qué proveedores se realizarán posteriormente los pagos;
- y cómo quedará registrado todo el flujo de la operación.
Encontrar una empresa de confianza es importante.
Pero la confianza no sustituye a una estructura de pagos clara.
2. Pasar de dos a cuatro contenedores no es solo aumentar el volumen
La segunda dificultad apareció cuando la operación empezó a crecer.
Inicialmente se habían previsto dos contenedores.
Sin embargo, al conocer la existencia de este canal de compras, otras personas también quisieron aprovechar la operación para adquirir productos en China.
Como resultado, el volumen aumentó:
2 contenedores → 4 contenedores
Desde un punto de vista comercial, esto parecía una buena noticia.
Había más mercancía y una operación mayor.
Pero aumentar el número de contenedores no significa simplemente cargar más productos.
También significa que cambia el alcance de la operación.
Pueden cambiar:
- los proveedores;
- los tipos de producto;
- los documentos necesarios;
- las condiciones de transporte;
- y los requisitos de exportación.
El problema en este caso fue que la empresa que gestionaba la exportación no recibió con suficiente antelación información completa sobre las nuevas mercancías.
Prácticamente en el último momento se comunicó que había alrededor de diez tipos diferentes de productos preparados para cargar.
Al revisar la mercancía apareció un elemento problemático: baterías de litio.
Este tipo de producto requiere documentación específica para su exportación.
Los documentos no estaban preparados. Como consecuencia, el embarque completo tuvo que detenerse.
Los cuatro contenedores permanecieron aproximadamente 15 días esperando hasta que la documentación estuvo lista y la mercancía pudo finalmente salir de China.
Un cambio comercial también puede ser un cambio logístico
Esta situación deja una enseñanza importante.
Cuando se modifica una operación, también debe actualizarse toda la información relacionada con ella.
Si inicialmente se acuerdan dos contenedores y posteriormente el volumen aumenta a cuatro, la empresa que gestiona la exportación necesita conocer inmediatamente qué ha cambiado.
No basta con comunicar:
“Ahora habrá dos contenedores más.”
Hay que saber también:
¿Qué productos contienen esos dos contenedores adicionales?
Un pequeño cambio desde el punto de vista del comprador puede representar un cambio importante desde el punto de vista de la exportación.
Una mercancía adicional puede requerir:
- nuevos documentos;
- certificados;
- condiciones especiales;
- o más tiempo de preparación.
Por eso, cuando una compra cambia durante el proceso, la información también debe actualizarse.
3. Los documentos no deberían revisarse cuando la mercancía ya ha llegado
Después de resolver el problema anterior, los cuatro contenedores fueron finalmente exportados. Pero apareció una tercera dificultad. Cuando la mercancía llegó al país de destino, el importador descubrió que necesitaba un certificado de origen.
El documento se solicitó entonces a la empresa china.
El problema era que ya había transcurrido un tiempo considerable desde la exportación.
En este tipo de operaciones, algunos documentos deben solicitarse dentro de determinados plazos.
Cuando se preparan demasiado tarde, el proceso puede volverse mucho más complejo y requerir documentación adicional.
En este caso, además, la estructura utilizada para gestionar la exportación dificultaba todavía más la emisión posterior de un certificado completamente coherente con el resto de la documentación.
Finalmente se obtuvo un certificado por otra vía, pero este certificado tenía fallos.
Los documentos de importación deben planificarse antes del embarque
Una práctica muy útil consiste en revisar la documentación desde dos perspectivas diferentes.
– Antes de salir de China
¿Qué necesita la mercancía para poder ser exportada correctamente?
– Antes de llegar al país de destino
¿Qué documentos necesitará el importador para realizar el despacho?
Estas dos preguntas deberían responderse antes de cargar el contenedor.
Esperar hasta que la mercancía llegue al destino para descubrir que falta un documento puede provocar retrasos y gastos evitables.
Tres problemas diferentes, una misma causa
El caso presenta tres dificultades:
1. Una estructura de pagos compleja
Era necesario coordinar cuentas corporativas, pagos a diferentes proveedores y documentación financiera.
2. Un cambio importante en la mercancía
La operación pasó de dos a cuatro contenedores sin que toda la información sobre los nuevos productos fuera comunicada con suficiente antelación.
3. Un documento solicitado demasiado tarde
El certificado de origen se identificó como necesario cuando la mercancía ya había llegado al destino.
A primera vista, parecen problemas independientes.
Pero todos apuntan hacia el mismo principio:
una importación necesita coordinación continua, no solamente una buena negociación inicial.
Qué conviene confirmar antes de cargar una mercancía en China
Antes del embarque, importador y empresa exportadora deberían tener una visión común de la operación.
Conviene confirmar al menos:
- la lista definitiva de productos;
- el número de contenedores;
- los proveedores implicados;
- si existen productos que requieren documentación especial;
- qué documentos son necesarios para exportar desde China;
- qué documentos serán necesarios en el país de destino;
- quién es responsable de preparar cada documento;
- cómo se gestionarán los pagos;
- y si ha habido cambios respecto al acuerdo inicial.
Esta revisión puede parecer sencilla.
Precisamente por eso es fácil no prestarle suficiente atención.
Pero un detalle que se descubre antes de cargar puede solucionarse con relativa facilidad.
El mismo detalle descubierto cuando el contenedor está esperando en el puerto puede convertirse en un problema costoso.
Importar bien también significa comunicar bien
Una operación de importación conecta dos tipos de conocimiento.
El comprador conoce su mercado, sus clientes y los productos que quiere adquirir.
La empresa que gestiona la exportación en China conoce los proveedores, los procedimientos, los documentos y la logística local.
Para que la operación funcione, ambos lados necesitan compartir información.
Si cambia el producto, hay que comunicarlo.
Si aumenta el volumen, hay que comunicarlo.
Si aparece un nuevo proveedor, hay que comunicarlo.
Si existe una duda sobre documentación, hay que resolverla antes del embarque.
Por eso, una de las lecciones más importantes de este caso es también una de las más sencillas:
la comunicación es el número uno.
Importar desde China no consiste solamente en conseguir un buen producto a un buen precio.
También consiste en conseguir que el dinero, la mercancía, los documentos y la información avancen de forma coordinada.
Cuando esas cuatro partes están alineadas, muchos problemas pueden evitarse antes de que aparezcan.